Jede Preisanfrage, ohne Weiterleiten und Abtippen.

So läuft eine Anfrage durch das System:

• Eingang: Die Anfrage kommt per Mail oder per Telefon rein.
• Preisanfrage anlegen: Das System liest die Anfrage aus (Kunde, Teil, Menge, Material, Termin, Anhänge) und legt automatisch einen Vorgang an.
• Benachrichtigung: Alle, die davon wissen müssen, bekommen automatisch Bescheid, zum Beispiel die Kollegen für die Zeichnung.
• Lieferant: Die Anfrage geht an den Lieferanten, seine Antwort wird dem Vorgang zugeordnet.
• Kalkulation: Sobald die Antwort da ist, werden Produktpreis und Versandkosten mit deinen Margen ausgerechnet.
• Angebot: Daraus entsteht ein Angebotsentwurf, den ein Mensch kurz prüft und freigibt.

Welche Programme du nimmst, hängt davon ab, was bei dir schon läuft. Die Bausteine sind fast immer dieselben:

• Postfach und Telefon: dein bestehendes Mail-Postfach, für Anrufe eine Telefonanlage oder ein Dienst, der Gespräche aufzeichnet und als Text liefert.
• KI zum Auslesen: ein Sprachmodell wie Claude macht aus einer frei geschriebenen Mail saubere Felder.
• Ablage für die Vorgänge: dein CRM, dein ERP oder für den Anfang eine gemeinsame Tabelle.
• Automations-Plattform: verbindet alles, löst bei neuer Mail aus und schickt Benachrichtigungen.
• Kalkulation: deine Preisregeln und Margen als feste Formel, nicht von der KI geschätzt.

Wichtig: Zahlen rechnet eine feste Formel. Die KI liest aus und schreibt Texte, sie erfindet keine Preise.

Kopier den Prompt in Claude und füll die Klammern aus. Claude stellt dir Rückfragen und baut dir einen Plan, der zu deinem Betrieb passt.

Ich will in meinem Betrieb Preisanfragen automatisch bearbeiten lassen.
Hilf mir, das System zu planen. Bau noch nichts, plan erst.

Mein Betrieb: [Branche, was wir herstellen oder verkaufen]
So kommen Anfragen rein: [Mail, Telefon, Formular, wie viele ungefähr]
Diese Programme nutzen wir schon: [Mail, CRM, ERP, Tabellen, Telefonanlage]
So läuft es heute: [wer macht was, wo hakt es]
So rechnen wir Preise: [Produktpreis, Versand, Marge, Sonderregeln]

So gehst du vor:
1. Stell mir zuerst bis zu fünf Rückfragen zu allem, was dir fehlt.
2. Zeichne den Ablauf als nummerierte Liste: Eingang, Preisanfrage
   anlegen, Benachrichtigung, Antwort vom Lieferanten, Kalkulation,
   Angebot.
3. Schreib zu jedem Schritt: was passiert, welche Daten gebraucht werden,
   welche Art Werkzeug ihn übernimmt und ob wir dafür etwas Neues brauchen.
4. Markier jeden Schritt, bei dem ein Mensch prüfen oder freigeben muss.
5. Schlag einen kleinen ersten Schritt vor, den wir in einer Woche testen
   können, bevor wir alles umbauen.

Regeln: Preise und Margen kommen aus festen Regeln, nie geschätzt.
Nichts geht ohne Freigabe an Kunden raus. Keine erfundenen Zahlen,
keine Ersparnis-Schätzungen ohne meine Daten.

Du musst nicht alles auf einmal bauen. Fang mit dem Anlegen der Preisanfrage aus der Mail an. Wenn das sauber läuft, kommen Benachrichtigung und Kalkulation dazu. Und rechne selbst nach, wie viel Zeit deine Leute heute pro Anfrage brauchen: Dann weißt du, was sich lohnt.